La digitalización ha cambiado la forma de hacer casi todo. Los tiempos de las firmas en papel han pasado y cada vez son más los países que establecen legislaciones para los documentos digitales. Sin embargo, esto implica la inclusión de herramientas de confianza digital por parte de las empresas.
Uno de los grandes problemas que generó la digitalización de documentos y la posibilidad de hacer firmas virtuales era la forma de verificar la veracidad tanto de la firma como del documento en sí.
Por este motivo, fue necesaria la inclusión de mecanismos de confianza digital en las legislaciones, como es el caso de la fecha cierta.
En el caso puntual de México, es el Servicio de Administración Tributaria (SAT), al momento de hacer una auditoría, el que solicita garantías de que ciertos documentos se elaboraron en un momento determinado.
¿Qué es la fecha cierta?
Uno de los grandes problemas que conlleva la digitalización de documentos es justamente lo fácil que puede ser su falsificación.
Es por este motivo que muchas personas de pensamiento ortodoxo siguen resistiéndose a aceptar documentos digitales por falta de confianza. Es justo para evitar esto que existen las herramientas de confianza digital.
Al hablar de fecha cierta se hace referencia a una herramienta de confianza digital capaz de precisar el momento en el cual un documento digital ha sido emitido y firmado. De este modo, las autoridades o entes oficiales pueden tener constancia de que un documento no ha sido modificado después de dicha fecha.
Actualmente, en México, la fecha cierta tiene un inmenso peso. Especialmente en materia fiscal. Al momento de un litigio, este tipo de certificaciones son esenciales para verificar la veracidad de un documento y el momento en el que fue firmado.
Con las firmas tradicionales, las empresas contratan notarios para que den fe de que un documento se firmó en una fecha en específico. Ahora, gracias a la tecnología, herramientas de confianza digital como Fecha Cierta CertiMatch cumplen con la misma función a un costo mucho menor.
Obligatoriedad de la fecha cierta
Tal y como apuntamos anteriormente, el SAT puede solicitar a una persona o una empresa la fecha cierta a la hora de realizar alguna auditoría.
Para esta institución, si las empresas y demás particulares no cuentan con la fecha cierta, es imposible corroborar en qué momento se firmaron los documentos relativos a alguna operación.
Para el SAT, la fecha cierta le brinda fidelidad a la documentación digital y, por tanto, la reconoce como documentos con valor probatorio.
La exigencia de la fecha cierta está fundamentada en una resolución de la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación referida a la tesis número 203/2019.
¿Qué documentos requieren de fecha cierta?
El SAT puede solicitar la fecha cierta en distintas circunstancias. Si bien lo primero que salta a la mente de todos son los contratos digitales, hay distintos documentos que requieren de fecha cierta según la legislación en México.
- Contratos de prestación de servicios.
- Cartas poder.
- Constancias de trabajo.
- Contratos de compraventa de vehículos, entre otros.
Beneficios del uso de la fecha cierta ante una auditoría del SAT
Al contar con firmas digitales para probar la fecha cierta de los documentos, los contribuyentes evitan los elevados costos que conlleva suscribir documentos ante un fedatario público.
Presentar estos certificados es de suma importancia a la hora de una auditoría por parte del SAT. Vale recordar que, de no presentar la documentación de la forma correcta, las autoridades pueden asumir que existe una simulación fiscal por parte del contribuyente.
Por ende, al presentar documentos digitales que cuenten con la fecha cierta, el contribuyente no solo estará ahorrando dinero en el trámite ante una auditoría, sino que también se puede evitar grandes inconvenientes en materia fiscal.
También es importante aclarar que, además de la fecha cierta, es posible que el SAT solicite algunos otros requisitos dependiendo del caso. El organismo podría solicitar información de las empresas, constancias de trabajo, etc.
Adaptación a las nuevas tecnologías
La simulación fiscal se convirtió en un serio problema en México y las autoridades actúan para minimizar esta situación. Por esto, es de suma importancia que las personas y empresas adapten estas nuevas tecnologías a toda su metodología de trabajo.
Las herramientas de confianza digital, como es el caso de la fecha cierta, los sellos de tiempo y otros, permiten agilizar todos los procesos de auditoría y verificación por parte del SAT. Es decir, son herramientas que brindan transparencia a cualquier trámite con documentos de por medio.
Las empresas, de a poco, se ven en la necesidad de usar este tipo de certificaciones para mantener toda su documentación en regla. Para esto, también es necesario contar con otras empresas que se encarguen de acreditar herramientas como la fecha cierta.
En ocasiones, puede resultar una buena inversión contar con la asesoría de personal especializado en materia de confianza digital. De esta manera, es posible tener la certeza de que todos los documentos y sellos están en regla antes de presentarlos ante el SAT y que esta institución reconozca su valor probatorio.
Si se desea asesorarse en el uso e implementación de la Fecha Cierta en la empresa, revisar la agenda de uno de los socios de CertiMatch y programa una videollamada aquí.
Con este servicio, se podrá tener la certeza de que las certificaciones de tus documentos digitales están en regla. Así, en caso de alguna auditoría por parte del SAT, se evitará entrar en un problema de simulación fiscal por el simple hecho de desconocer toda la normativa.
CertiMatch expertos en servicios de Confianza Digital para impulsar la Transformación Digital de las empresas. Ofrecen herramientas qué garantizan la certeza en la fidelidad de las versiones digitales cumpliendo con las mejores prácticas en materia de certificación de documentos bajo la NOM151.
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