La versión 4.0 de CFDI ha entrado en vigor y a pesar de las prórrogas y el tiempo que dio el SAT para adaptarse, la realidad es que aún muchos empresarios temen a las posibles complicaciones que puede acarrear esta nueva versión.
Es verdad que hubo varios ajustes e incluso algunos pasos para facturar cambiaron, pero esto no debe ser señal de preocupación, aún hay tiempo de preparar y alistar a una empresa para que pueda emitir facturas sin complicaciones.
El proceso de adaptación no lleva mucho tiempo, solo hay que seguir las recomendaciones del experto:
Cómo adaptarse a la Versión de CFDI 4.0
Se entrevistó a Jesús Hernández, Editor del sitio de Gestión Laboral Nómina Pro, quien compartió algunos consejos para que las empresas puedan adaptarse lo más pronto posible a esta nueva versión.
H3 Capacitación del personal
La nueva versión implica cambios en algunos procesos, que van desde nuevos requerimientos en los campos de los involucrados en la transacción, hasta campos adicionales en caso de facturas de exportaciones.
Por ello es importante que el personal esté bien capacitado. Eso implica que se conozca a detalle los cambios que se están implementando, para que se pueda solicitar la información necesaria a los clientes y proveedores.
También se debe capacitar a los responsables de emitir y enviar las facturas sobre los cambios en el sistema de facturación que utilicen en las empresas.
Esto implica conocer, desde los conceptos generales, las nuevas herramientas, formatos y rutas de acceso.
Contar con un sistema de facturación actualizado
La transición al CFDI 4.0 comenzó desde el año pasado y debido a que muchas empresas no estaban preparadas, el SAT dio prórrogas y permitió que tanto las versiones 3.3 y 4.0 funcionaran de forma simultánea.
Este periodo permitió que las empresas y PAC 's (Proveedores Autorizados de Certificación) pudieran actualizar los sistemas de facturación y así los clientes pudieran emitir las facturas en las dos versiones sin problemas.
Tomando en cuenta todo lo anterior, cada empresa debe asegurar que el sistema de facturación que usa esté debidamente actualizado.
Se recomienda que junto al equipo de trabajo se defina una serie de preguntas relacionadas con los cambios de CFDI, y se contacten a atención al cliente de su proveedor para que sean resueltas todas las dudas.
Mantenerse informados sobre los nuevos cambios
Es sabido que el SAT hace constantes cambios, no solo en la facturación electrónica, también en procesos, requisitos e incluso el portal de internet. Por ello es recomendable siempre estar al pendiente de estos cambios.
Para que la adaptación a esta versión se pueda hacer mucho más rapidamente, es recomendable implementar una estrategia que ayude a que el equipo de trabajo esté recibiendo información constante y fidedigna.
Tanto los dueños de las empresas como los responsables de la contabilidad y administración, deben estar atentos a los boletines del SAT, blogs especializados y medios de comunicación.
Revisar que la información de los clientes, proveedores y empleados esté completa
Entre los cambios más importantes está lo relacionado con la información de los involucrados en las transacciones, es decir, para que la factura sea válida ante el SAT ahora deberá especificarse la dirección fiscal del emisor y del receptor, además se deberá colocar el Código Postal.
Tomando en cuenta lo anterior, es fundamental que las empresas tengan a la mano los datos completos de clientes, empleados y proveedores, por ello deben solicitar la Constancia de Situación Fiscal.
Este punto fue una de las principales recomendaciones que dio el SAT para hacer la transacción de forma correcta, pero muchas empresas aún carecen de estos documentos.
Para evitar complicaciones deben asegurarse de tener toda la información necesaria para emitir y cancelar las facturas.
Realizar evaluaciones al personal (asegurarse que sepan todo sobre los cambios)
El SAT dio varios meses para que se realizará la transición de CFDI 3.3 a la versión 4.0, pero se ha visto que muchos empresarios aún no se han adaptado completamente a esta nueva versión.
Sigue habiendo muchas dudas, especialmente sobre los datos complementarios, facturas globales y periodos de cancelación. Esto puede provocar algunas complicaciones al momento de emitir facturas
Por ello se recomienda a los empresarios que después de cada capacitación, evalúen a su equipo de trabajo y confirmen que las dudas sean nulas, y aún más importante, que tanto procesos prácticos como conceptuales hayan quedado claros.
Apoyarse en los expertos
No hay que preocuparse en exceso, la transición se puede hacer de forma gradual y en corto tiempo, solo hay que seguir los consejos que se han brindado y de ser necesario respaldarse en expertos en el tema.
La mayoría de los sistemas de facturación cuentan con soporte técnico y atención al cliente, ellos pueden brindar información sobre cómo emitir sus facturas con el CFDI 4.0 sin complicaciones.
También en el SAT hay contadores expertos en el tema y guías del SAT que están en el canal de YouTube
Recomendaciones a considerar para la versión 4.0
- No olvidar incluir el nombre completo, domicilio fiscal del emisor y receptor del comprobante fiscal digital, así como también agregar el régimen fiscal del receptor.
- Desglosar el monto perteneciente a los impuestos. El nuevo campo "objeto de impuesto" validará si el comprobante es objeto de impuestos indirectos (IVA, IEPS).
- Incluir información específica del emisor y receptor en los complementos de pago.
- Añadir el domicilio fiscal del empleado en el CFDI de nómina o el domicilio del receptor cuando la empresa se encargue de generar comprobantes fiscales.
- Tomar en cuenta la idea de invertir en tecnología y buscar un sistema o software que ayude a automatizar la emisión de los CFDIS.
- En caso de cancelar una factura electrónica, el emisor tiene que explicar el motivo de cancelación y señalar el folio fiscal que reemplaza al CFDI cancelado en la validación con clave 01.
